Thuiswerken? Tips voor gratis alternatieven voor je kantoorsoftware

Het coronavirus dwingt veel mensen om thuis te werken. Dat is best een grote omschakeling. Plotseling wordt je thuisomgeving je kantoor. Ik werk al jaren thuis en mijn vrouw werkt ook vanuit huis. Ons huis is er dus helemaal op ingericht. Maar als dat niet zo is, dan kan ik me voorstellen dat er behoorlijk wat in je huis en in je dagelijkse routine moet veranderen.

Werkpaard

Wat ook moet veranderen is je computer. Want in plaats van je Facebook- en spelletjesmachine wordt het plotseling je werkpaard. Op je werk zorgt de ICT-afdeling voor alle software en als er iets mis gaat mail of bel je ze en het wordt vroeg of laat opgelost. Maar nu zit je thuis en moet al die software ineens op jouw thuiscomputer staan.

Software

Een belangrijke vraag is natuurlijk: heb je alle benodigde software wel? Ik denk dat in veel gevallen, zeker bij de grotere bedrijven, jouw baas zal zorgen dat dit in goede banen wordt geleid. Maar als je toch het één en ander zelf moet oplossen, hoe dan verder?

Conciërge

Dat is de wereld van de zzp’er. De wereld waarin je zelf voor je oplossingen moet zorgen. De wereld waarin je conciërge, administratief medewerker en manager bent. En natuurlijk ben je ook de ICT’er. Geen zorgen, in dit bericht help ik je aan een aantal prima vervangers voor de standaard kantoorsoftware en geloof het of niet: het is allemaal gratis, legaal gratis zelfs! Welkom in de wereld van open source software. Wat open source software precies is leg ik hier uit: Wat is vrije of open source software.

Context

Als context voor dit stukje: wij hebben in dit huis drie ondernemingen, twee keer zzp en één keer VOF. Al jaren gebruiken wij voor alles wat dit op computergebied met zich meebrengt alleen open source software. Administratie, besturingssystemen, fotobewerking, tekstverwerking, alles. Denk dus niet dat ik anderen napraat als ik zeg: open source is een serieus alternatief voor de standaard dure oplossingen. Ik bewijs al jaren dat het niet alleen kan, maar dat de software er ook niet voor onderdoet. Tegelijkertijd besef ik dat voor sommige software gewoon geen open source alternatief bestaat. Maar als het gaat om de standaard kantoorsoftware: daar hoef je niet voor naar de dure grote bedrijven te gaan.

Alle software die ik hieronder beschrijf is gratis en op twee oplossingen na is het allemaal open source software.

Alternatieven voor Microsoft Office:

Free Office van Softmaker

Schermafdruk FreeOffice Textmaker Schermafdruk FreeOffice Presentations Schermafdruk FreeOffice Planmaker

Om met een gratis maar niet open source pakket te beginnen: dit office pakket is de gratis versie van de betaalde versie van Softmaker’s office pakket. Het is dus gratis maar niet open source. ‘Gratis’ betekent in dit geval echter niet ‘beperkt’. Het is een volledig functioneel office pakket zonder tijdslimiet of ontbrekende essentiële onderdelen die je dwingen het betaalde product te kopen. Voor mensen die van Microsoft Office komen, is dit misschien wel de software die de overstap het makkelijkst maakt. Voor zover ik kan nagaan is het volledig compatible met MS Office bestanden en ook de gebruiksinterface vergt maar weinig gewenning als je MS Office gewend bent.

FreeOffice bestaat uit TextMaker (tekstverwerking), PlanMaker (spreadsheet) en Presentations (presentatiesoftware).

FreeOffice is er voor Windows, MacOS, Linux en Android.

Klik hier om FreeOffice te downloaden.

LibreOffice

Schermafdruk van LibreOffice Impress Schermafdruk van LibreOffice Draw SchermafdrukLibreOffice writer Schermafdruk LibreOffice calc

LibreOffice is mijn persoonlijke keuze als het gaat om office software. Ik gebruik het al jaren om al mijn administratie mee te doen, teksten te schrijven en presentaties te geven. Toen ik nog als tekstschrijver en vertaler werkte gebruikte ik het ook en wisselde zonder problemen MS Office bestanden uit met mijn klanten. Soms moet je als het gaat om uitgebreide Excel-spreadsheets wat knutselen om het allemaal werkend te krijgen in LibreOffice Calc, maar over het algemeen werkt het feilloos. Ik geef regelmatig presentaties en gebruik daarbij de presentatie software LibreOffice Impress en het heeft me nog geen enkele keer in de steek gelaten. Een regelrechte aanrader.

Behoorlijk compleet

LibreOffice bestaat uit Writer (tekstverwerking), Calc (spreadsheet), Impress (presentatiesoftware), Draw (teken en PDF software), Base (database) en Math (formule en vergelijkingen editor t.b.v. de andere onderdelen van dit pakket). Behoorlijk compleet zou ik denken!

LibreOffice is er voor Windows, MacOS en Linux.

Klik hier om LibreOffice te downloaden.

Alternatief voor Photoshop

Gimp

Schermafdruk van gimp

Gimp staat voor GNU Image Manipulation Program. De naam doet in het Engels taalgebied wel eens wat stof opwaaien maar daar hebben we in het Nederlands geen last van. Het is eigenlijk het enige open source en gratis alternatief voor Photoshop. Het is voor de meesten van ons meer dan genoeg als het gaat om fotobewerking. Ik weet zelfs van professionele fotografen die Photoshop hebben laten vallen en volledig zijn overgestapt op Gimp. Ik gebruik het al jaren bij het bouwen van websites en voor al het beeldmateriaal op onze webshop (https://hondencadeautjes.nl).

Uitgebreide documentatie

Als je van Photoshop afkomt zul je misschien even moeten wennen aan de interface hoewel er toch ook veel overeenkomsten zijn. Op de site van Gimp vind je uitgebreide documentatie (ook in het Nederlands) en anders is Google je vriend, want de meeste vragen zijn al een keer beantwoord.

Gimp is er voor Windows, MacOS en Linux.

Klik hier om Gimp te downloaden.

Alternatief DTP pakket

Scribus

 

Schermafdruk van Scribus

Voor het opmaken van folders, flyers of hele boeken is er een prima open source en gratis alternatief voor de commerciële DTP pakketten: Scribus. Het is een compleet DTP pakket dat in mijn ervaring prima werkt. Ik ben geen DTP professional dus ik kan het niet helemaal vergelijken met de commerciële pakketten. Wat ik wel weet is dat het prima voldoet voor de relatief lichte taken die ik ermee doe (flyers en folders opmaken en ook wel eens een enkel boek).

Scribus is er voor heel veel besturingssystemen maar in ieder geval ook voor Windows, MacOS en Linux.

Klik hier om Scribus te downloaden.

Alternatief voor Skype

Jitsi Meet

Schermafdruk van Jitsi Meet

Te mooi om waar te zijn? Dat is wat ik eerst dacht toen ik Jitsi Meet vond bij het zoeken naar een Skype alternatief. Mijn vrouw moet haar cliënten kunnen blijven ondersteunen tijdens deze coronacrisis en de beste manier om dat nog enigszins te kunnen doen is via video conferencing. Skype is natuurlijk de standaard optie hiervoor, maar ik had geen zin om op onze hele open source infrastructuur met het gedoe van een Microsoft account te gaan werken. Bovendien wilde ik vanwege de privacy regels een oplossing die met versleuteling werkt. Jitsi Meet is zo’n oplossing. Het is kinderlijk eenvoudig om een nieuwe meeting te starten. Je hoeft geen account aan te maken, geen ingewikkelde stappen door te lopen. Je klikt op “Start a call”, vult een titel voor de meeting in en klaar is Kees. Klik op de ‘i’ rechts-onderin en dan kun je nog opties aanpassen en je meeting van een wachtwoord voorzien. Daar kun je ook de link vinden die je naar de andere deelnemers kunt sturen zodat ze bij jouw meeting aan kunnen schuiven. Ook zij hebben geen account nodig, een webbrowser en een internetverbinding is voldoende.

Versleuteling

Jitsi Meet werkt niet helemaal met end-to-end versleuteling. Dat blijkt erg moeilijk te zijn voor multi-stream video conferencing (oftewel meerdere mensen die met elkaar praten). Maar de video wordt wel versleuteld naar de servers van Jitsi Meet gestuurd. Daar wordt het ontsleuteld, verwerkt en weer versleuteld naar de deelnemers aan de meeting verstuurd. Het is dus alleen voor diegenen die toegang hebben tot de servers van Jitsi Meet mogelijk mee te luisteren. De kans dat ze dat doen is erg klein, ze zouden immers hun eigen glazen ingooien. De kans is kleiner dan de kans dat Microsoft (Skype) of Google (Duo) meeluistert! Bovendien, als je heel erg zeker wilt zijn dat alles binnen je onderneming blijft dan kan de ICT afdeling van je bedrijf zelf een Jitsi server maken, want de achterliggende software is immers open source en vrij te installeren op een eigen server. De ICT’er kan het op hun site downloaden.

What’s not to like

Jitsi Meet is volledig gratis, er zijn geen beperkingen, het is super eenvoudig in gebruik en en het werkt hier in de praktijk erg goed. What’s not to like?

Jitsi Meet werkt in je webbrowser (dus onafhankelijk van het besturingssysteem), er zijn apps voor Android en iOS.

Klik hier voor de website van Jitsi Meet.

De prikklok

Toggl

Schermafdruk van Toggle

Misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar je baas misschien wel: de prikklok. Hoe toon je aan dat je thuis je uren wel draait? Als ik werkgever was zou me dat geen bal kunnen schelen, als het werk maar werd gedaan. Maar ik weet uit ervaring, weliswaar ervaring uit een ver verleden, dat er bazen zijn die erg op de uurtjes zijn.

Raportage

Toggl is een heel makkelijke manier om je uren bij te houden. Omdat wij als zzp’er aan de belastingdienst moeten aantonen dat wij aan onze uren komen om voor ondernemer door te kunnen gaan, moeten ook wij onze uren bijhouden. Dat doen we al een hele poos naar tevredenheid met Toggl. Het is gratis, werkt simpel maar er zijn toch de nodige uitgebreide mogelijkheden en je baas zal onder de indruk zijn van de raportagefuncties die Toggl aan boord heeft. Wil je meer dan zijn er ook betaalde abonnementen maar dan moet je baas wel heel veeleisend zijn!

Toggl werkt in je browser, en er zijn apps voor Android en iOS.

Klik hier voor de Toggle website.

Vragen? Suggesties? Van harte welkom!

Heb je vragen of suggesties dan zijn die van harte welkom natuurlijk. Je kunt ze hier in de opmerkingen onder dit bericht zetten of contact met mij opnemen via het contactformulier.

Tip

Er rest mij nog één tip, een bonus: begint je laptop of desktop computer te kraken in zijn voegen. Loopt hij naar jouw idee op zijn laatste benen: bedenk dan dat dit best wel eens niet aan de computer kan liggen maar aan de software. In deze tijden van besparing en even zuinig aan doen is het zonde om een nieuwe computer te kopen als dit misschien helemaal niet nodig is.

Twaalf jaar oud

Als voorbeeld: mijn IBM/Lenovo T60 laptop is inmiddels zo’n twaalf jaar oud. Toch is het gewoon mijn dagelijks werkpaard. Ik bouw er websites mee, bewerk foto’s, schrijf blog posts zoals deze en ik geef er presentaties mee. Ik kan er eigenlijk alles mee wat ik nodig heb om onze ondernemingen te bestieren.

Up-to-date

Hoe kan dat? Omdat ik ben overgestapt op open source software. Geen Windows maar linux Mint, geen Photoshop maar Gimp, geen MS Office maar LibreOffice. Alle software draait volledig up-to-date en met de laatste versies. Dat kan in de Windows of MacOS wereld niet op een twaalf jaar oude laptop. In de open source wereld kan dat prima. Dus mocht je geen geld willen uitgeven aan een nieuwe laptop overweeg dan eens om ook die overstap te proberen. Werkt het niet kun je altijd nog een nieuwe computer kopen. Het kan je veel geld besparen!

Tot zover. Ik hoop dat je wat aan deze tips hebt gehad. Veel thuiswerk plezier en pas op jezelf in deze vreemde tijden!

– Henk

About the Author: Henk

Leave A Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *